La notification de déclarations unilatérales de volonté en Allemagne et les risques encourus :

En particulier lorsqu’il s’agit de délivrer une déclaration importante ou ayant des conséquences contractuelles, pour laquelle la charge de la preuve de la réception incombe à l'expéditeur, la question du mode de transmission le plus approprié se pose régulièrement.

Citons p.ex. un licenciement, une déclaration de résiliation, une démission etc.

Alinéa 1er du Code civil allemand dispose comme suit :

Une déclaration de volonté devant être faite à une autre personne devient efficace, lorsqu'elle est faite en l'absence de celle-ci, au moment où elle lui parvient. Elle ne devient pas efficace si une rétractation parvient à l'autre personne auparavant ou simultanément.

La question se pose donc de savoir ce que l'on entend par parvenance.

Selon la jurisprudence, une déclaration est considérée comme parvenue ou reçue lorsqu'elle est entrée dans la sphère la sphère de pouvoir du destinataire de telle sorte que celui-ci pouvait en prendre connaissance dans des circonstances normales.

Il peut alors s’agir d’une pure fiction de prise de connaissance selon le droit allemand. Une prise de connaissance réelle n’est pas nécessaire.

Il suffit par exemple qu’un courrier soit remis dans la boîte à lettre du destinataire, vu qu’il dispose des clés et la boîte à lettre constitue sa sphère de pouvoir. Vu les défaillances de la poste, il s’agit d’un risque énorme pour les deux parties en question et il est impossible de prouver la remise dans la boîte à lettre, si l’expéditeur n’a pas choisi la voie d’un courrier recommandé. Ce dernier n’est toutefois pas sans risque non plus.

Un courrier ordinaire envoyé par simple voie postale comporte le risque que le destinataire conteste sa réception et que l'expéditeur n'ait aucun moyen de la prouver.

C’est pourquoi, dans une telle situation, de nombreuses personnes optent pour un autre mode : l’envoi par courrier recommandé (avec ou sans accusé de réception), pensant ainsi être en sécurité. Pourtant, lorsque les aspects temporels de la déclaration sont cruciaux – comme c’est le cas pour une rétractation ou un licenciement, ou la résiliation d'un bail ou de tout autre contrat –, la lettre recommandée classique avec remise en main propre (avec accusé de réception) n'est pas toujours le meilleur choix.

En effet, une lettre recommandée ne garantit pas qu'une déclaration écrite soit notifiée de manière incontestable et dans les délais. Si le facteur ne trouve pas le destinataire ou si ce dernier refuse de réceptionner le courrier, la poste ne peut pas confirmer la réception, mais délivre uniquement un avis de passage. Dans ce cas de figure, le document lui-même n'est pas déposé dans la boîte aux lettres du destinataire.

À ce moment-là, la notification du document n'a pas encore eu lieu, car selon les dispositions légales, celle-ci suppose que le destinataire en ait la maîtrise effective, ce qui n'est le cas que lorsque le document est entré dans sa sphère de pouvoir et qu'il a la possibilité d'en prendre connaissance.

Et si le destinataire ne va pas retirer la lettre recommandée mise en instance au bureau de poste sous délai de sept jours, elle ne lui est pas notifiée au sens juridique.

Contrairement à une signification par huissier ou par acte de commissaire de justice (acte authentique de notification), le recommandé avec accusé de réception et contrairement au courrier simple ou le recommandé avec simple dépôt dans la boîte à lettre ne simule pas la réception et personne n'est obligé d'aller retirer un pli déposé à la poste.

Ainsi, l'expéditeur peut rapidement manquer un délai, faute de pouvoir prouver la réception effective (et dans les temps) de sa déclaration. Même si la remise en main propre du recommandé abouti, ce mode d’envoi n’est pas sans risque : en cas de litige, le destinataire peut prétendre que l'enveloppe était vide ou qu'elle contenait un tout autre document. Un conseil aux prud’hommes en Allemagne m’avait enfermé qu’il avait en dossier dans lequel un salarié avait prétendu qu’il avait bien reçu l’enveloppe, mais qu’il n’y avait pas de courrier dedans. Dans ce cas de figure la preuve contraire est quasiment impossible à établir .

Pour éviter ces problèmes, l'expéditeur a donc besoin d'un tiers à titre de témoin, capable de certifier, le cas échéant, qu'un document spécifique se trouvait bien dans l'enveloppe expédiée en recommandé.

La variante de la lettre recommandée avec accusé de réception, par laquelle l'expéditeur reçoit un avis de réception signé par le destinataire, n'offre aucun avantage supplémentaire par rapport au recommandé simple – du moins en ce qui concerne la garantie juridique de la réception.

Si le destinataire est absent au moment de la distribution par la poste, aucune confirmation de réception ne peut être établie, car là encore, seul l'avis de passage est déposé dans la boîte aux lettres, et non le document lui-même.

Entre-temps, la lettre recommandée avec dépôt en boîte aux lettres (Einwurf-Einschreiben) a gagné en valeur en tant que preuve de distribution appropriée. Pendant longtemps, la question de savoir si le dépôt d'un tel courrier – facilement traçable sur Internet – suffisait comme preuve de réception est restée en suspens.

En 2012, la Cour fédérale de justice (BGH) a finalement renforcé la force probante de ce mode de distribution (voir BGH, arrêt du 25.01.2012, réf. VIII ZR 95/11).

La lettre recommandée avec dépôt est déposée avec le courrier du jour dans la boîte aux lettres ou la boîte postale du destinataire, et le dépôt est documenté par le facteur avec l'indication précise de la date et de l'heure. Le justificatif de distribution ainsi établi est ensuite scanné de manière centralisée, de sorte que l'expéditeur peut à tout moment demander les données de livraison par téléphone ou en ligne grâce aux identifiants figurant sur le récépissé de dépôt.

Par conséquent, cette lettre recommandée est notifiée au destinataire dès son dépôt dans sa boîte aux lettres et convient donc généralement mieux pour des déclarations d'intention écrites soumises à des délais stricts que la lettre recommandée classique avec remise en main propre. Il subsiste toutefois le risque que le destinataire prétend qu’il n’y avait pas du courrier dans l’enveloppe ou qu’il avait reçu un autre document.

Il existe toutefois une autre option souvent utilisée si le destinataire habite à proximité :

Si c’est le cas et que l'on souhaite ne prendre aucun risque, la remise par coursier (ou porteur) constitue également une solution particulièrement adaptée. Le coursier doit toutefois connaître le contenu de l'enveloppe et, idéalement, consigner la remise du courrier dans un procès-verbal, afin que la réception puisse être prouvée de manière irréfutable en cas de procédure judiciaire.

Aux tribunaux ce mode de notification est largement accepté.

Nils Holger Bayer

Avocat à la Cour

Rechtsanwalt

www.nhbayer.de